Outils pour faciliter le travail d’un collectif dans la gestion de problème et la prise de décision

Liste d’outils pour faciliter le travail d’un collectif  dans la gestion de problème et la prise de décision, en lien avec les étapes suivantes :

  • Cadrage du problème
  • Définition des objectifs et des critères de décision finale
  • Découverte de moyens / solutions possibles
  •  Décision
  •  Plan de mise en œuvre
  •  Appréciation des vécus et résultats

Voir :

Exemples d’outils pour faciliter le travail d’un collectif dans la gestion de problème et la prise de décision

Marc Thiébaud

Apposer plutôt qu’opposer les idées

Les séances conduisent souvent à des débats stériles dans lesquels les participants peuvent s’épancher longuement sur leurs vécus et ressentiments.

S’il est utile de laisser un peu de place pour l’expression personnelle, il est nécessaire également de favoriser une réflexion collective et la synergie des ressources de tous.

A cet effet, il importe généralement de :

1. Clarifier le cadre et le but visé (sens partagé sur les résultats attendus de la séance)

2. Identifier la nature des questions ou problèmes à traiter (en valorisant les points de vue et les besoins de chaque personne)

3. Recueillir toutes les propositions ou idées (pour commencer, sans en débattre)

4. Discuter des avantages et inconvénients de chacune d’entre elles, une à une

5. Décider de la suite à donner.

Souvent, les personnes pensent davantage à ce qu’elle veulent dire et faire passer comme idée plutôt qu’à écouter les autres.
Il est donc utile de noter l’essentiel de ce qui est dit et/ou de résumer à la fin de chaque étape les points clés sur lesquels on s’appuiera pour la suite des échanges.

Les synthèses permettent de mettre en évidence la valeur de tous les points de vue.
Généralement, les questions et problèmes complexes ne s’appréhendent pas de manière réductrice, les solutions ne sont pas apportées par des recettes toutes faites, mais par la combinaison d’idées créatrices.

Marc Thiébaud

Suggestions pour se sortir des situations difficiles


Les situations difficiles rencontrées dans un groupe ou une équipe peuvent être en lien notamment avec :

– les contenus et la tâche,

– les méthodes de travail et l’animation – facilitation,

– les relations interpersonnelles.

Ces trois catégories de situations sont de difficulté croissante, mais elles peuvent être abordées par une méthode de résolution de problèmes par étapes dès le moment où la difficulté peut être reconnue.

Voir:

Suggestions pour se sortir de situations difficiles

Marc Thiébaud et Jürg Bichsel

Questions à se poser face à un problème


Quelque soit sa nature, un problème n’est pas simplement donné; il correspond à une situation que l’on problématise. Il exprime un écart entre un constat (une perception d’un fonctionnement ou d’un résultat) et une volonté (un objectif visé).

Il s’agit de « construire » le problème, de savoir en premier lieu ce qu’il faut problématiser, c’est-à-dire, ce sur quoi il faut porter une attention privilégiée.

Voir:

Liste de questions à se poser face à un problème

Marc Thiébaud

Etapes dans la gestion d’un problème


La démarche courante procède en suivant de manière bien distincte cinq étapes :

1. Définition du problème : délimitation des contours du problème, rassemblement des informations utiles, explicitation du problème et de ses données, analyse des causes

2. Formulation des critères à satisfaire : définition des buts visés et des critères de décision finale

3. Recherche d’idées : implication de toutes les sources d’idées possibles, associations entre les idées émises, attitude de non-évaluation des idées

4. Evaluation et décision : évaluation systématique des idées en fonction des buts visés et des critères définis, appréciation comparée des effets principaux et secondaires des solutions possibles, décision

5. Plan d’action et mise en œuvre : préparation pour la réalisation de la solution, mise en place des conditions pour l’action

A ces cinq étapes succédera le suivi : évaluation des résultats, ajustements, corrections.

Cette démarche par étapes s’applique à tout problème. Elle est itérative en ce sens qu’elle peut impliquer des aller et retour entre les étapes (d’autant plus fréquents que la situation est complexe). Elle suppose par ailleurs qu’un processus créatif soit utilisé à chaque étape où cela est requis.

Il importe particulièrement de veiller à ne pas « brûler les étapes ». On constate à cet égard souvent la tendance malheureuse à :

  • confondre les notions de problème, d’objectif et de solution (bien souvent, un problème apparaît insoluble parce qu’il est posé en termes de solution, c’est-à-dire d’une manière trop étroite, du fait que l‘analyse a été escamotée)
  • se limiter dans l’analyse à identifier une cause (voire un « coupable »!) puis « sauter » directement à la recherche de moyens,
  • envisager une seule option (en choisissant la première option, on se prive de la possibilité de comparer plusieurs pistes de solutions alternatives),
  • freiner la recherche d’idées nouvelles par des évaluations et jugements prématurés sur leur faisabilité.

Voir:

Schéma des étapes de gestion d’un problème

Marc Thiébaud

La méthode des six chapeaux


Edward de Bono a développé une méthode qui permet d’organiser la réflexion selon six points de vue – ou modes de pensée – symbolisés par des chapeaux de couleurs différentes :
• les faits
• les émotions et les intuitions
• les risques et la critique
• les avantages
• la créativité
• la prise de recul

L’efficacité maximum des six chapeaux est obtenue lorsqu’ils sont tous utilisés alternativement.

Voir :

La méthode des six chapeaux

Extrait et adapté de :
http://www.educ-revues.fr/Diotime/affichagedocument.aspx?iddoc=32547&pos=0

Selon E. de Bono, Les six chapeaux de la réflexion, Eyrolles, 2005.